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今までの経験から、管理人が気を付けているメール作成のポイントを記載しています(総論)。


　Cc(複写)


Cc(複写)は、Carbon Copyの略で、To(宛先)程では無いが、送っておいた方が良いだろうと思う人宛を指定します。

Toは限定されているのに対して、Ccは広範囲の人が対象となります。

例えば、ある組織宛に出す場合、Toは「組織の長」宛に出して、Ccは「組織の配下」を指定する等です。

大企業であれば、組織毎にグループアドレスを作成しているケースがあるので、Toに「組織の長」を指定して、Ccにグループアドレスを指定する方法もありますが、これは社内の文化によります。(グループアドレスが無い会社もあるので)

Ccに誰を設定するかは、メールの内容(機密性、関連性等)に依ります。

機密性のあるメールでは、組織の長宛にメールを送付し、Subject(件名)に、
　【社外秘】○○○○○○
　【機密】○○○○○○
　【重要】○○○○○○
と記載して送付するのが良いと思います。その上で、
　「宛先に追加・変更等がある場合は、お手数をお掛け致しますが、ご連絡下さい」
と、メールの最後に添えてはいかがでしょうか。
この様に記載する事によって、組織の長に対して誰に送ったかチェックを促す効果があります。

関連性があるか不明の場合は、組織の長宛にメールを送付し、
　「お手数をお掛け致しますが、関係者へ転送願います」
と、一言 冒頭に添えるのが良いでしょう。その上で機密性のあるメールのように、
　「宛先に追加・変更等がある場合は、お手数をお掛け致しますが、ご連絡下さい」
と、添えてはいかがでしょうか。



ここで例として、Toに部長を指定し、Ccに次長・課長を指定した時に、ある次長から「なぜ自分は To じゃないんだ！キーマンだろう！！」と拗ねる人がいます。

組織や役職の優劣で、強気な人がいて引き下がらない場合があるのは困ったものですが、立場が弱い以上、相手の意見を呑むしかありません。
この次長を To に昇格させた場合、他の次長を To に昇格させないと 新たな不満分子が出てくるので、To/Ccは 役職を揃える事が重要となります。

インターネットが普及してから、公私共にコミュニケーションの手段としてメールを書くのが当たり前になっていましたが、最近はSNS(Twitter、Facebook、LINE等のSocial Networking Service)が普及し、メールは主に業務上のコミュニケーションツールとしての色が濃くなりつつある気がします。

最近は、私生活でメールを使っていないので忘れてしまっているのかもしれませんが、私生活でのメールの失敗談・・は余り経験がなかったような気がしますが、業務上のメールの失敗談は、気を付けていても多いです。皆さんも多いのではないでしょうか？

今までの経験から、管理人が気を付けているメール作成のポイントを記載します。

尚、業務上のメールは、その会社の文化が色濃く出るので、世間で間違って使われていても、社内では それに従った方が無難な場合があります。（「郷に入っては郷に従え」です）


　メールのフォーマット


メールには下記のように主に７つのパーツで構成されています。メーラーによっては無いパーツがあります。(例．「(7)署名」が独立しておらず「(6)本文」と一体となっている)

　　


メールを作成するにあたって、この７項目 それぞれ注意するべきポイントがありますので、以下記載します。ローカルルールもありますが、そういう所まで見てる人がいるという気づきになればと思ってます。

ちなみに、管理者は 余りメールの型は気にしてません。真意が伝われば、余り拘らないので、キッチリしてる人に合わせるのは ある意味 精神的に苦痛です。が、ビジネスであり、これでお金を貰っていると思えば、そのルールに従うべきとも考えてます。


　(1) To(宛先)
　(2) Cc(複写)
　(3) Bcc(隠し複写)
　(4) Subject(件名)
　(5) 添付ファイル
　(6) 本文
　(7) 署名

今までの経験から、管理人が気を付けているメール作成のポイントを記載しています(総論)。


　To(宛先)


To(宛先)は、読んで字のごとく、このメールを誰宛に出すかを考えて指定する必要があります。

個人に出すのか、組織に出すのか。

【個人に出す場合】
　・一人に出すのか、複数人に出すのか。
　・１メールに複数名指定して送って良いメールか、内容的(機密性等)に、一人一人に出した方が良いのか。

【組織に出す場合】
　・１組織に出すのか、複数組織に出すのか。 　・その組織の長に出すのか、その組織全体に出すのか。

上記のように、誰に出すか、何(機密性等)を伝えるかによって、宛先は変わってきます。

また、複数人に出す場合、組織順、役職順 を気にする人がいます。
更にメールの返信で宛先からCcになった場合でも、Toとして設定するべき場合は入れ直したり、順番を揃え直したりする事を要求する人がいますが、やり過ぎだと思います。

やり過ぎですが、相手に非を突かれないためにも、やらざるを得ない局面があるので、頭に入れておいた方が良いと思います。